Sicherlich kennen Sie auch die Möglichkeit in Excel, dass Sie über die Datenüberprüfungen (Gültigkeitsregeln) Datenlisten in einer Zelle zur Auswahl hinterlegen können.
Es ist jedoch immer das gleiche Problem: In einer Liste kommen Einträge hinzu oder werden gelöscht.
In der DropDown-Liste sind entweder immer Leerzellen am Ende, oder die hinzugefügten Daten sind nicht mehr enthalten.
Sie können diese Problematik lösen, indem Sie eine intelligente Tabelle für die Liste verwenden, welche Sie als Werte für die DropDown-Liste hinterlegen wollen. Wollen Sie jedoch keine intelligente Tabelle verwenden bzw. einsetzen, dann können Sie mit dem folgendem Trick dieses Problem elegant in Excel umgehen – die Liste, welche hinterlegt werden soll steht in diesem Beispiel in der Spalte A des Tabellenblattes “Tabelle1“.
Wenn die Liste nach unten erweitert wird bzw. Zellen aus der Liste gelöscht werden, dann soll sich die Liste, welche in den jeweiligen Zellen hinterlegt ist, automatisch anpassen. Dies wird dadurch erreicht, indem ein Name mit einem variablen Listenbereich definiert wird. Dieser Name wird dann anschließend den entsprechenden Zellen als Datenquelle für die hinterlegte Liste übergeben.
So geht’s:
- Aktivieren Sie im Menüband die Befehlsfolge Registerkarte Formeln > Befehlsgruppe Definierte Namen > Befehl Namen Definieren.
- Es öffnet sich das Dialogfeld Name erstellen. Erstellen Sie den Namen MeineListe. Als Bereich sollten Sie die Standardeinstellung Arbeitsmappe lassen. Sie können den Namen, dann in der gesamten Arbeitsmappe verwenden. Sonst würden Sie die Verwendung des Namens auf bestimmte Arbeitsblätter in der Tabelle beschränken. Schreiben Sie in das Feld Bezieht sich auf: die Formel =INDIREKT(“Tabelle1!A1:A”&Anzahl2(Tabelle1!$A:$A))
- Bestätigen Sie den Namen, indem Sie das Dialogfeld durch Klick auf OK schließen.
- Aktivieren Sie die Zellen, in denen die Liste hinterlegt werden soll.
- Aktivieren Sie im Menüband die Befehlsfolge Registerkarte Daten > Befehlsgruppe Datentools > Befehl Datenüberprüfung.
- Es öffnet sich das Dialogfeld Datenüberprüfung. Aktivieren Sie hier das Register Einstellungen.
- Wählen Sie in dem Listenfeld Zulassen den Befehl Liste aus.
- Tragen Sie unter Quelle den Bezug =MeineListe ein.
- Schließen Sie das Dialogfeld Datenüberprüfung durch Klick auf OK.
Sie können die DropDown-Liste jetzt in den entsprechenden Zellen auswählen und für die Eingabe von Werten verwenden. Excel passt automatisch die Einträge der Dropdown-Liste den Werten in Spalte A an.
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