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Mit intelligenten Tabellen können Sie dynamische Bereiche für DropDown-Listen in Excel erstellen

Wenn Sie in Zellen DropDown-Listen auf Basis von Namen oder Bereichsangaben hinterlegen, dann haben diese einen großen Nachteil. Fügen Sie der Quellliste neue Einträge hinzu, dann fehlen Ihnen die neuen Einträge im Zellen-DropDown, da der hinterlegte Bereich oder Name sich auf einen fixen Bereich in einem Tabellenblatt bezieht.

Befindet sich die Liste im gleichen Tabellenblatt wie die Zelle, in der Sie die DropDown-Liste hinterlegen wollen, dann können Sie sich mit dem folgenden Trick behelfen.

Definieren Sie als Quellbereich einfach eine Tabelle. Durch die Verwendung einer Tabelle als Quellbereich passt sich die Zellen-DropDown-Liste automatisch der entsprechenden Datenquelle an. Kommen neue Einträge am Ende der Liste hinzu, dann wird die Liste des Zellen-DropDown automatisch angepasst.

Im folgenden Beispiel soll die Stadtliste in der Spalte A als dynamische DropDown-Liste der Zelle C2 hinterlegt werden.

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Abbildung: Ausgangsbeispiel für dynamische DropDown-Liste

So geht´s:

  • Markieren Sie zunächst den Quellbereich für die DropDown-Liste inklusive der Überschriftenzeile (A2:A9).
  • Klicken Sie im Menüband auf die Befehlsfolge Registerkarte Einfügen >  Befehlsgruppe Tabellen > Befehl Tabelle.
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Abbildung: Befehl Tabelle auswählen
  • Es öffnet nun das Dialogfeld Tabelle erstellen, in dem Sie den Tabellenbereich erfassen müssen.
  • Markieren Sie den aktuellen Datenbereich und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tabelle hat Überschriften und bestätigen Sie Ihre Einstellung, indem Sie auf OK klicken.
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Abbildung: Tabelle erstellen

Der Bereich A1:A9 wurde im Tabellenblatt nun in eine Tabelle umgewandelt. Sie können die Tabelle nun als dynamische Liste für eine Zellen-DropDown-Liste verwenden. Tabellen bekommen automatisch einen Namen in Excel zugewiesen. Lassen Sie sich nun den Namen für die gerade angelegte Tabelle anzeigen.

 

  • Aktivieren Sie hierzu die Tabelle indem Sie eine Zelle in der Tabelle anklicken. Durch das Anklicken der Tabelle wird nun im Menüband die kontextbezogene Registerkarte für Tabellen eingeblendet.
  • Klicken Sie nun im Menüband auf die Befehlsfolge Registerkarte Tabellentools > Registerkarte Entwurf. Unter der Gruppe Eigenschaften können Sie nun den Tabellennamen einsehen und bei Bedarf umändern.
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Abbildung: Tabellennamen ermitteln
  • Aktivieren Sie nun die Zelle, der Sie eine DropDown-Liste zuweisen wollen (C2).
  • Aktivieren Sie im Menüband die Befehlsfolge Registerkarte Daten > Befehlsgruppe Datentools > Befehl Datenüberprüfung.
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Abbildung: Befehl Datenüberprüfung
  • Es öffnet sich nun das Dialogfeld Datenüberprüfung.
  • Bitte klicken Sie auf die Registerkarte Einstellungen und wählen dort im Listenfeld Zulassen den Eintrag Liste aus. Unter Quelle beziehen Sie sich auf den Datenbereich der Tabelle (A2:A9).
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Abbildung: Liste in Zelle hinterlegen mit Datenüberprüfung
  • Bestätigen Sie Ihre Einstellung, indem Sie auf OK klicken.

Durch das Referenzieren auf dem Datenbereich einer Tabelle werden die Listenerweiterungen automatisch in der hinterlegten DropDown-Liste ergänzt. Erfassen Sie in der Zelle A10 eine neue Stadt, dann wird die DropDown-Liste automatisch erweitert.

 

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Abbildung: DropDown-Liste wird automatisch erweitert

Wie am Anfang erwähnt funktioniert dieser Trick im Moment nur, wenn sich die Liste und die Zelle, in welcher Sie die DropDown-Liste hinterlegen wollen, im gleichen Tabellenblatt befinden. Befindet sich die Liste in einem anderen Tabellenblatt bzw. in einer anderen Arbeitsmappe, dann können Sie den Trick Dynamische Dropdown-Liste in einem anderen Tabellenblatt einsetzen.

Weiterführende Links:

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